email Archivierung mit MailStore

E-mail Archivierung einfach und kostengünstig ...

Versionsübersicht

MailStore ist in zwei verschiedenen Varianten erhältlich:
Für den Einsatz im privaten Umfeld als Home Version zum kostenlosen Download auf www.mailstore.de und
für kleinere bis mittlere Unternehmen die MailStore Server Version.

MailStore Home

Das einfache und sichere E-Mail-Archiv für alle privaten Anwender
Mit dem kostenlosen MailStore Home können private Anwender Ihre E-Mails aus allen gängigen
E-Mail-Programmen und aus Postfächern wie GMX oder Google Mail per Mausklick sichern,
schnell durchsuchen und über eine integrierte Brennsoftware direkt auf CDs und DVDs brennen.

MailStore Server

MailStore Server ist die E-Mail-Archivierungslösung für den Einsatz im Unternehmen.
MailStore Server ermöglicht die sichere Archivierung von E-Mails aus verschiedensten Quellen
sowie den schnellen netzwerkweiten Zugriff auf die gespeicherten Daten.
Dieses Vertriebshandbuch bezieht sich nur auf die Version MailStore Server.

Gründe für die E-Mail-Archivierung und die Vorteile von MailStore

Produktübersicht

MailStore Server ist das führende E-Mail-Archiv für mittelständische und kleine Unternehmen und kombiniert eine leistungsstarke und ausgezeichnete Technologie mit einfacher Bedienung und niedrigen Kosten.
MailStore Server ermöglicht die Archivierung beliebiger E-Mail-Systeme (z.B. Exchange, MDaemon, Tobit David) und den schnellen und flexiblen Zugriff der Benutzer auf ihre archivierten E-Mails.
Die Anwendung kann unter jedem beliebigen Windows-Betriebssystem installiert werden und stellt alle Archivierungs- und Verwaltungsfunktionen in einer einzigen Programmoberfläche zur Verfügung.
MailStore Server ist eine durch Wirtschaftsprüfer zertifizierte Lösung, die eine revisionssichere Archivierung aller E-Mails ermöglicht - wie vom Gesetzgeber gefordert.

Aus technischer Sicht

Neben der Steigerung der Produktivität bietet MailStore auch Entlastung aus technischer Sicht.
Die Archivierung großer Datenmengen stellt kein Problem mehr dar, da beliebig viele Datenbanken im laufenden Betrieb angelegt werden können. Damit kann das komplette Archiv grenzenlos skaliert werden. Ältere Daten können ohne Schwierigkeiten ausgelagert und zum Beispiel via CD-R/DVD-R oder auf externe Platten gesichert werden, was den Server entsprechend schlank hält. Sicherung aller Mailsysteme MailStore Server ist kompatibel mit allen gängigen E-Mail-Systemen (z. B. MS Exchange, MDaemon, Tobit) bzw. E-Mail Clients (z. B. Outlook, Thunderbird). Bestehende Postfächer in Exchange können demnach ebenso archiviert werden wie Postfächer alternativer Mailserver über die Protokolle IMAP/POP3. Alle archivierten E-Mails werden über eine AES256-Verschlüsselung abgelegt und sind vor unbefugten Zugriffen oder Manipulationsversuchen entsprechend geschützt.

Aus wirtschaftlicher Sicht

Produktivität und Effizienz
MailStore Server zeichnet sich durch intuitive Bedienbarkeit und einen komfortablen Suchzugriff aus, der Ergebnisse mit hoher Geschwindigkeit liefert. Mitarbeiter selbst können über den Browser (WebAccess), ein Outlook Add-in oder die MailStore Client-Software auf das Archiv zugreifen, ohne Rückfragen an die hausinterne IT-Abteilung stellen zu müssen, was die Produktivität und Informationsverfügbarkeit deutlich verbessert.
Des Weiteren schützt MailStore Server vor Datenverlusten: Neben dem versehentlichen oder unter Umständen vorsätzlichen Löschen von Mails durch Mitarbeiter, können Nachrichten auch durch technische Probleme verloren gehen (bspw. defekte PST-Dateien in Outlook).
MailStore Server kann so konfiguriert werden, dass ein Löschen von Mails komplett unterbunden wird (Rechtevergabe, Teamzugriffe, etc.). Natürlich kann im Rahmen der Rechtevergabe auch der gegenseitige Zugriff auf das Archiv von Teammitgliedern im Vertretungsfalle konfiguriert werden. Die Datensicherung des gesamten Archivs erfolgt zentral und kann mit jeder beliebigen Backup-Software durchgeführt werden.
Geringe Kosten und vollständige Sicherheit
Durch die Integration einer eigenen Speichertechnologie benötigt man im Betrieb von MailStore keine zusätzliche Datenbankanwendung, wie beispielsweise den MS SQL-Server. Das spart Kosten und weiteren Administrationsaufwand. Die nach oben offene Skalierbarkeit und das Wegfallen von Postfachbegrenzungen sparen Speicher und Verwaltungskosten und entlastet IT-Verantwortliche im Unternehmen. Der schnelle
und komfortable Zugriff auf die archivierten E-Mails steigert die Mitarbeiterproduktivität.
Datenverlusten wird durch eine vollständige und sichere Archivierung vorgebeugt.

Aus rechtlicher Sicht

Gesetzeskonform und revisionssicher

Der Gesetzgeber hat Unternehmen dazu verpflichtet, alle geschäftsrelevanten E-Mails bis zu zehn Jahre lang vollständig aufzubewahren und jederzeit maschinell auswertbar vorhalten zu können. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Daten nicht nachträglich gelöscht oder verändert werden können.
Die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen durch MailStore Server wurde durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft und zertifiziert.
Diese Zertifizierung fand auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. (IDW) statt und berücksichtigte alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen.
Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz können daher sicher sein, dass MailStore Server die Einhaltung rechtlich relevanter Vorschriften ermöglicht.

Warum MailStore Server?

MailStore Server ist das führende E-Mail-Archiv für mittelständische und kleine Unternehmen. Mit dem E-Mail-Archiv MailStore Server steigern Sie langfristig die Sicherheit und Verfügbarkeit aller E-Mails in Ihrem Unternehmen. Sie erhalten eine zertifizierte Lösung, die eine revisionssichere Archivierung aller E-Mails ermöglicht, wie vom Gesetzgeber gefordert. So ist Ihr Unternehmen effektiv vor Datenverlusten geschützt.
MailStore Server ermöglicht eine dauerhafte Entlastung des E-Mail-Servers, die Reduzierung von Speicherkosten und Verwaltungsaufwand, einen schnellen, intuitiven Suchzugriff für alle Anwender, ein einfaches und schnelles Backup sowie die Unabhängigkeit von unterschiedlichen
Dateiformaten, wie beispielsweise das PST-Format.
Die Inbetriebnahme und Nutzung von MailStore ist einfach und bietet durch die verschiedenen Möglichkeiten der Einbindung in die vorhandene IT-Infrastruktur eine flexible Suche und Entlastung der IT-Verantwortlichen im Unternehmen. Sie können MailStore via Webzugriff über den Browser, als Client oder Outlook Add-in verwenden und über eine implementierte Rechtevergabe konfigurieren.